A manutenção preventiva consiste em três etapas: limpeza, lubrificação e regulagem. A limpeza deve ser cuidadosa para não danificar o aparelho. A impressora é desmontada e cada peça é lavada e lubrificada separadamente. Não continue imprimindo se o seu equipamento apresentar ruídos ou falhas na impressão.

Alguns dos componentes que geralmente precisam ser substituídos com mais frequência em uma impressora são: Cartuchos de tinta ou toner, Cabeças de impressão, Rolos de alimentação e peças relacionadas a alimentação ou fusão do toner. A frequência com que esses componentes precisam ser substituídos depende do volume de impressão.

Existem vários sinais, sendo eles: Qualidade de impressão ruim, Obstrução de papel repetitiva e mensagens de erro na tela do aparelho, Erro no mecanismo para puxar o papel ou ruídos anormais. Em alguns casos, pode ser necessário levar a impressora a um técnico profissional para reparos adicionais.

Em qualquer tipo de impressora não é recomendado trocar a marca dos suprimentos. Mas caso precise, procure uma empresa séria que possua um excelente produto, ou que seja homologado para seu equipamento.

Ter uma estufa é essencial. O papel absorve a umidade com muita facilidade, portanto, troque ele no inicio de cada turno de trabalho ou pelo menos todos os dias fazendo um rodízio com os papeis da estufa.